Jede kleine Aufgabe wirkt für sich überschaubar. Eine E-Mail beantworten, einen Rückruf erledigen, eine Rechnung prüfen oder eine kurze Recherche starten. Anstrengend wird nicht unbedingt die Aufgabe selbst, sondern der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Denkweisen.
Wer innerhalb einer Stunde fünfmal zwischen Kommunikation, Planung und Verwaltung springt, muss sich auch fünfmal neu orientieren. Dabei geht Konzentration verloren, obwohl sichtbar viel gearbeitet wird.
Ähnliche Aufgaben in Blöcken zu bündeln, reduziert diese Wechsel:
- Kommunikation bündeln: E-Mails und Nachrichten zu zwei oder drei festen Zeiten bearbeiten.
- Telefonate zusammenlegen: Rückrufe sammeln und in einem gemeinsamen Zeitfenster erledigen.
- Verwaltung abschließen: Rechnungen, Belege und kleine organisatorische Aufgaben nacheinander bearbeiten.
Das bedeutet nicht, den ganzen Tag starr durchzuplanen. Ein Aufgabenblock kann bereits 25 oder 40 Minuten dauern. Entscheidend ist nur, dass das Gehirn für eine Weile im gleichen Arbeitsmodus bleiben darf.
Wer zusätzlich für wiederkehrende Abläufe klare persönliche Regeln festlegt, spart neben den Kontextwechseln auch unnötige Entscheidungen.
Praktischer Impuls: Sammle heute drei ähnliche Aufgaben und erledige sie direkt hintereinander, bevor du wieder in einen anderen Arbeitsmodus wechselst.
Speichere dir diesen Input für den nächsten Tag, an dem zehn Kleinigkeiten gleichzeitig nach Aufmerksamkeit rufen.
