Das eigene Zeitgefühl klingt oft erstaunlich sicher: E-Mails dauern höchstens zwanzig Minuten, das Angebot ist in einer Stunde fertig und die Buchhaltung passt noch bequem vor den Feierabend. Der Kalender erlebt häufig eine andere Geschichte.
Wer nur nach Gefühl optimiert, verändert möglicherweise den falschen Teil des Arbeitstags. Vielleicht dauert nicht die eigentliche Aufgabe zu lange, sondern das Suchen vorher, die Rückfragen zwischendurch oder der Wechsel zwischen mehreren Themen.
Dafür braucht es keine lückenlose Überwachung. Drei normale Arbeitstage reichen für einen brauchbaren Eindruck:
- Start und Ende notieren: Eine grobe Zeiterfassung genügt.
- Unterbrechungen sichtbar machen: Nicht bewerten, nur kurz kennzeichnen.
- Schätzung und Realität vergleichen: Interessant ist die Abweichung, nicht die perfekte Minute.
Die Daten sollen keinen zusätzlichen Leistungsdruck erzeugen. Sie helfen, Termine realistischer zu setzen und wiederkehrende Zeitfresser zu erkennen. Schon eine kleine Stichprobe ist hilfreicher als eine präzise klingende Vermutung. Anschließend lässt sich im Kalender ehrlicher Platz für wichtige Aufgaben reservieren.
Praktischer Impuls: Schätze vor deiner nächsten größeren Aufgabe die benötigte Zeit. Miss anschließend nur Start und Ende. Vergleiche beides und notiere, wodurch die größte Abweichung entstanden ist.
Speichere dir diesen Input für deine nächste zu optimistische Zeitplanung.
